座谈会管理

 

焦点小组座谈会运作管理

 

（一）座谈会的定义

    座谈会是指邀请若干符合特定邀请条件的被访者至预定场所，有主持人按事先拟定的讨论提纲进行提问，并让被访者讨论，从而得出研究结论的方法。

（二）座谈会工作流程

（三）座谈会的技术要求

A. 保证被访者条件完全符合项目要求

·  要求所有参加座谈会的被访者必须经过三次甄别，即第一次访问员约人时甄别，第二次督导电话甄别，第三次现场甄别；

·  要求所有参加座谈会的被访者必须是我们事先甄别的被访者；

·  要求所有参加座谈会的被访者在进入会场前必须出示本人有效证件，（如身份证、工作证等）以供我们复核。

B. 保证约人基本条件完全符合项目要求

·  每场座谈会合格参加人数一般为8人，一些小型的座谈会参加人数为4-6人；

·  参加者须为本地居民；

·  每场座谈会的被访者背景资料应为平均分布（如：年龄、职业、教育、收入），同一类被访者在同一场座谈会中不超过2名；

·  同一场的座谈会被访者应互不相识；

·  同一场项目的被访者的来源应分布均匀，不应集中某一区域或人群；

·  被访者不应在半年内重复参加座谈会；

·  被访者不能是市场研究、广告、传媒等机构与研究项目内容相关行业的职员及其直系亲属或熟悉的朋友；

·  避免邀请太沉默或太自顾侃侃而谈的被访者；

·  所有与会的被访者应能与主持人用同一种语言交流。

C. 保证联络员（访问员）条件完全符合项目要求

1. 要求联络员社会接触面广；

a.  要求联络员诚实、可靠、对工作认真负责；

b.  要求联络员按时、守时、不耽误项目的进度；

c.  要求联络员不作弊，更不诱导被访者作弊；

d.  要求轮流且定时更换联络员；

2. 每个座谈会项目要求联络员至少达到8-10人；

3. 每场座谈会中，每个联络员只能约一个被访者。

D. 保证项目设备（录音、录像）正常运行

1.  要求在项目开始前一天对相关设备进行调试并保证设备能正常运行；

2.  要求在项目正式开始前一个小时对相关设备再次进行调试，以确保设备能正常运行。

E. 保证座谈会场地符合要求

1. 对场地设施的基本要求：

a.  相邻的供座谈会进行的小会议室和监控室各一间，小会议室应能容纳10人；

b.  会议室环境舒适、便于交谈，内置有圆形会议桌一张（若无圆形桌，可有椭圆、长方形桌等）；

c.  监控室应备有与会议室同样可视，可听的设施（单面镜、录音或录像设备）；

d.  要求会议地点交通方便，容易被找到；

e.  另外最好有现场甄别的场地。

2. 在公司内部召开座谈会时

a.  要求公司座谈会议室内各种设备及工具齐全（如：电视机、放像机、白板、白板笔、磁粒、白纸等）；

b.  要求公司监控室内各种设备及工具齐全（如：录音机、录像机、耳机、白纸、笔、空调等）。

3. 在宾馆召开座谈会时

a.  要求配备相邻两间房（最好原本有一间为会议室），一间作为会议室，一间作为监控室；

b.  要求会议室配备摄像设备，监控室内配备录像机、录音机、彩电（25英寸以上为佳）、电源设备（插座、接线板、足够长的连接线数根）；

c.  会议室及监控室均要通风良好、光线充足、有空调设备及独立的洗手间等。

F. 保证人员配置符合项目要求

·  联络员若干名： 约请被访者及第一次甄别

·  项目督导一名：a. 第二次甄别即电话甄别

b. 第三次甄别（即现场甄别）

c. 确定会场（即场地落实）

d. 调试设备

e. 督促被访者准时到会

f. 安排每场座谈会翻译（外语翻译或本地翻译）

g. 安排每场座谈会的记录员

· 兼职督导一名： 辅助项目督导作好上述各项工作

· 记录员一名： a. 现场记录

b. 会后逐字逐句整理记录

c.场内物品摆放

· 后勤人员一名：a. 负责购买座谈会所须食品及饮料

b. 准备礼金及其它线索

c. 其它后勤工作

G. 保证督导有效控制项目进度

· 督导在整个项目动作过程中，必须与项目总督导保持密切联系掌握项目进度，跟踪项目质量，若督导出差外地，则要在第一时间将所在地联系电话、地址、及行程安排告之总督导；

· 督导在确定被访者名单后要及时让总督导确认，确认无误后向被访者寄发邀请信；

· 督导根据项目要求，安排每场座谈会的记录员、翻译；

· 督导在正式会议前一天，对所有合格被访者再做一次电话落实，以确认所有被访者能够在开会当天准时到会（确认内容包括：如何到达开会地点、开会时间、携带有效证件、邀请信、眼镜等）：

· 督导通知被访者到会的时间应比正式会议的开始的时间提早15-30分钟（预留现场甄别时间）；若遇会议延迟，则应对被访者做适当解释；对于迟到的和被筛选下的被访者应适当安抚（最好采用开小会的形式后请其离去）；

·  督导在会议开始前，将正式出席座谈会的被访者背景资料整理，抄录打印好递交客户，同时尽量满足客户要求。

（四）座谈会各环节检查工作

1. 前期准备工作

·  客户经理/项目经理与客户确认被访者条件，并准备甄别问卷；

·  项目具体安排（时间/地点/场数/被访者条件/翻译/录音/录像等要求）通知项目总督导安排实际项目进度及人员等；

·  各地点/场次督导通知足够的联络员，场次较多或约人难度较高的项目，联络人数量可视具体情况相应调整；

·  准备相关设施（若在外进动作项目，督导联络合适场地并按要求做到相关设施齐全）；

·  在正式会议开始前二、三天完成第一、第二甄别；

a.第一次甄别由联络员完成，第一次甄别的时间是联络员按照约人条件寻找合适条件的被访者并向公司被访者的相关（联络人尽量提供被访者的电话，如果没有电话的则要求其打电话回公司；由项目督导进行甄别）

b.第二次甄别由督导兼职督导亲自执行，主要通过电话方式进行第二次甄别，所有的被访者应在会议开始前2-3天全部甄别完毕；

c.在正式会议开始前一天完成打电话再次与被访者确认时间地点等。

·  整理会场，准备和调试各种设备，并准备饮料、小吃（逢用餐时间要准备点心）、礼金/礼品等；

      设备：监听两套录音、录像、录像机、录音带、客户所要求的物品；

      用品：一次性杯、碟子、刀叉、水壶、纸巾、名卡、纸、笔；

      食品：点心、水果、糖果、茶包；

·  项目开始前应简单的向记录员介绍一下项目，并进行记录方法的培训，尤其是在外地进行项目；

2. 项目进行中的工作

·  在允许被访者进入会场，应做好第三次甄别（现场甄别），并安排不同年龄、区域和职业的会场；

a. 现场甄别应主要由兼职督导进行，督导主要负责巡场；

b. 现场甄别时，应要求被访者出示本人有效证件，以确认被访者是我们事先甄别过的被访者；

c. 现场甄别时，应让被访者填写现场甄别问卷，再次确认被访者的条件完全符合我们的会议要求。

·  对于未进入会场的被访者，应由督导组织起来召开一个简短的小会，大概了解一下他（她）们的有关情况，然后分发给他（她）们礼品，最后礼貌地送其离开；

·  当会议结束后，应将礼金、礼品交由主持人发给被访者；

·  会场人员分工

督导（1-2名）：甄别、现场控制，发礼金/礼品

兼职督导：    布置和整理会议现场、磁带翻面；

翻译：        现场同步翻译（英/普通话）

记录员：      现场记录、会后整理

3.  后期工作

·  会议结束后，应及时清理会场，关闭有关设备，整理好录音、录像带；

·  会议结束后的三天内完成记录（逐字逐句）

·  对项目进行小结（后附小结报告）、存档、清单如下：

a. 项目任务书、项目工作计划；

b. 被访者甄别问卷及空白甄别问卷；

c. 被访者背景资料（后附）；

d. 重要往来传真；

e. 座谈会技术报告一份。

·  有关资料及时交于客户（笔录、录音带、录像带），清单如下：

a. 座谈会录音、录像一套；

b. 座谈会技术报告一份；

4.  FGD项目小结报告

 

FGD项目小结报告（小组座谈会）

 

 

项目编号：                   项目经理：                收任务书时间：          

项目名称：                   项目督导：                 会议实施时间：         

 

到会情况表

 

项目出现的情况及处理、建议

本次座谈会项目出现的一些情况：

                                                                              

                                                                               

                                                                              

对出现的问题及意外的处理：

                                                                              

                                                                               

                                                                              

 

5. 座谈会被访者背景资料

1） 目的：

a. 让没有参加座谈会的人读了记录会有身临其境的感觉；

b. 便于座谈会结束后，进行结果的分析总结；

2） 要求：逐字逐句情景记录；

3） 记录方式：

a. 完成座谈会记录封面；包括：项目名称、地点、时间、场次、到会者的座次及背景资料（见座谈会记录封面附页）这些记录应在座谈会正式开始前完成。

b. 现场记录原则：

· 所有的记录必须按照提问及回答的原话逐字逐句记录，不可加入任何个人翻译或理解；

· 不可以丢掉、省略掉被访者回答中的语气词，如“吗？”“啊”等；

· 不可以忽略、省略掉被访者的身体语言，如：被访才点头表示同意，摇头表示不同意等。

· 当主持人向被访者出示卡片、实物或在黑板上写出的问题选项，应及时记录，并记录出示的方式，如主持人让被访者传看卡片，主持人出示概念等。

上述种种情况均应详细完整地记录；

c. 记录格式：

—M：                         

         1：                        

         3：                        

         5：                        

         7：                        

—M：                        

         1：                        

         3：                         

         5：                        

         6：同意、点头

       —主持人出示：                        

—M：                        

         1：                        

         8：                        

说明：M代表主持人的发问；

数字代表相应座次到会者发表意见；

d.记录整理：

·  座谈会结束后，有关会议的不清楚，不明白的地方应立即与主持人沟通加以明确；

·  记录员应对照现场录音整理记录，督导应注意记录的长度及内容的连贯性，如过短或内容不连贯，应要求记录员重新整理；

·  应在最短的时间内整理记录，并交回给公司

·  最终整理的记录稿全部用A4纸；

e.督导的要求：

·  座谈会开始前应向主持人、记录员和客户提供座谈会参加人员背景资料；

·  准备两套录音设备，以防万一；

·  主持人应向记录员交待调查的目的，讨论提纲；

·  如果座谈会中需向被访者出示实物等，最好事先向记录员交待一下出示顺序及内容；

·  如在外地组织座谈会，应事先将座谈会的记录要求及封面传真给代理公司，并进行讲解培训，以便统一标准。